退職・卒業等により本学の籍が無くなった方のHINESメールの取り扱いについて
退職・卒業等により本学の籍が無くなった方のHINESメールの取り扱いについて（通知）
※通知原文は↑からダウンロード可（学内限定）
情報環境推進本部長（総長（当時）） 令和3年3月30日付け通知 一部抜粋
経緯
HINESメールの運用が開始された当初は，インターネットが発展し更なる普及を遂げる段階であり，情報セキュリティについては現在ほど注意が払われておりませんでした。 しかし，インターネットが社会的インフラの一種として普及するにつれて不正アクセスが行われ始め，対象も広範となり，技術的にもより高度となりました。本学における電子メールに関係する不正アクセスについては，以前はマルウェアに感染した端末からの迷惑メール類の大量送信が主なものでしたが， 近年ではフィッシングメールによるアカウント情報の詐取によりアカウントを踏み台とされることによる大量送信が増えてきております。
また，文部科学省通知「大学等におけるサイバーセキュリティ対策等の強化について（通知）」においては， 「ユーザーのアカウント情報は定期的に棚卸しを行うとともに，退職者のアカウントは速やかに削除または停止する。」こととされております。
以上のことより，インシデントの発生を防止するとともに，発生時の責任体制を明確化する必要があることから，標記取り扱いの決定に至りました。
取扱方針
1) HINESメールのメールアカウント及びメールアドレス退職や異動，卒業等により本学の籍が無くなった日の1ヶ月後より順次削除します。 （参考：SSOアカウントについても現状，離籍後１ヶ月で削除されています。）
ただし，科学研究費補助金やその他外部資金等による本学業務を遂行する名誉教授については在籍とみなし，HINESメールの継続使用を認めます。
2) HINESメールの転送について
申請後，必要性が認められる場合は，メールアドレスのサブドメインに該当する各部局等の長の承認の下で，他のメールアドレス宛に転送を行います。 転送期限については，当該各部局等の長の承認により1年毎に更新するものとします。